Zeiterfassung – simpel und umfassend

4 Comments

März 6, 2013

Projektzeit erfassen

 
Heute stelle ich Ihnen ein geniales Werkzeug vor, das ich bereits ein halbes Jahr selbst nutze, und nicht mehr hergebe. Ich arbeite sogar mit der kostenlosen Variante, da ich es nur für mich und nicht für ein Team von MitarbeiterInnen brauche.

Aber zuerst zum Problem für Zeitarbeiter

Für Selbständige ist eine Erfassung der Arbeitszeiten, der oft vielen parallel laufenden Projekte und Tätigkeiten, eine wichtige Aufgabe. Eine gute Zeiterfassung dient nicht nur der eigenen Übersicht, sondern oft als Rechnungsgrundlage, als Datenbasis für eine Nachkalkulation oder als Werkzeug, um Aufwände besser einschätzen zu können.

Solange man allein arbeitet, ist dies mit ein bischen Disziplin vielleicht auch im Kalender oder Planungsbuch manuell machbar. Jedoch große Auswerungen oder statistische Vergleiche sind damit nur mit erneutem manuellem Aufwand zu erstellen.

Wenn Sie dann noch ein Team von MitarbeiterInnen haben, dann ist die Frage der vollständigen und perfekt, den einzelnen Projekten bzw. Aufträgen, zugeordneten Zeiterfassung erst recht eine wichtige. Auch wenn es nicht für alle Berufe gilt, und es natürlich immer weniger die Zeit ist, die bezahlt wird – sondern die Leistung – dient eine Zeiterfassung auch der eigenen Kontrolle.

Ich will doch wissen, wenn ich eine bestimmte Leistung anbiete, wie viel Zeit ich definitiv in eine Aufgabe gesteckt habe, und für welchen Stundensatz ich gearbeitet habe. Jeder der dies zum ersten Mal macht, erlebt meist eine Überraschung, weil man sich in der Regel selbst belügt. Sehr oft läuft es so ab: man schätzt den Aufwand, macht die Aufgabe und denkt nicht weiter darüber nach.

Mein Rat: erfassen Sie eine gewisse Zeit lang ihre Projekte und prüfen Sie nach, wie viel Zeit Sie benötigen. Ich habe teilweise meine Angebote stark im Preis erhöhen müssen, da ich weit mehr Zeit benötigte als angenommen.

Nun zum Werkzeug für leichteste Zeiterfassung

Ich liebe diese Software, die man übrigens nicht auf dem eigenen Rechner installieren muss, weil sie wie eine Stechuhr funktioniert. Ich sage nur „jetzt“ (dann wird die aktuelle Zeit genommen) oder schreibe eine Wuschzeit in das Zeitfeld, gebe dann noch den Kunden oder das Projekt in das Feld „Etikett“ ein und schreibe in das dritte Feld einen Kommentar (z.B. die genaue Tätigkeit) hinein. Mit dem Klick auf den „Stamp“-Button sehen Sie sofort eine erfasste Zeile, die erst dann mit einer „Zeitdauer“ erscheint, wenn Sie eine andere Tätigkeit beginnen oder die Zeit durch erneutes drüchen der „Stamp“-Taste stoppen.

Was dann wirklich für mich extrem nützlich ist, sind die Zusammenfassungen und Statistiken, Diagramme und Zeitlisten. Mit wenigen Klicks sehen Sie einzelne Projekte in Diagrammen oder als Zeitliste. Sie können auch mehrere Projekte zusammenfassen.

Das Tool nennt sich jimssquare und wurde entwickelt von der „openForce Information Technology GesmbH“, einem jungen Wiener Team, das sich um Zeiterfassung und Personal-Rekuting kümmern. Auf der Webseite sehen Sie die zwei Hauptbereiche. Klicken Sie auf den Button „Zeitaufwände“ gelangen Sie in den angesprochenen Bereich.

Es gibt einen Demobereich, wo sie etwas spielen und ausprobieren können. Da das Tool für Einzelpersonen gratis ist, empfehle ich Ihnen, sich zu registrieren und es gleich live zu testen. Die Kosten für Teams von 2 – 20 Personen können Sie auf der Seite „Preise“ mittels Schieberegler anzeigen lassen. Bei zwei Personen sind monatlich € 10.- zu berappen, bei 20 Mitarbeitern sind € 100.- pro Monat zu kalkulieren.

Die Informationen über den Umfang des Produkts und weitere Video-Tutorials finden Sie auf dieser Seite des Herstellers: Dieser Dienst wurde leider eingestellt.
Übrigens gibt es auf YouTube noch mehr Erklärungsvideos. Einfach „jimssquare“ in das Suchfeld eingeben.

Sollte Ihnen dieser Tipp gefallen, so schreiben Sie bitte einen Kommentar.

Viel Freude mit diesem einfachen Zeiterfassungs-Tool.

Alfons Burtscher

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About the author 

Alfons Burtscher

Seit über 10 Jahren als Unternehmensberater und Coach in kleinen und mittleren Firmen unterwegs, begann er 1997 nebenberuflich und seit 2009 hauptberuflich selbständig zu arbeiten. Was früher überhaupt kein Thema war, wurde im Laufe der Angestelltenjahre immer mehr zu einem starken Wunsch. Er kennt daher die Ängste, Zweifel und vor allem den inneren kleinen Schweinehund, der nicht aus seiner gewohnten Komfortzone raus will. Mit seinen Artikeln möchte er Menschen helfen, die den Schritt in die Selbständigkeit machen wollen oder bereits vollzogen haben, damit sie den Erfolg erlangen, den sie anstreben. Sein Motto: "Lerne, aber behalte es nicht für dich, damit die Welt davon profitiert."

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  1. Hallo Alfons,

    ein sehr cooles Tool,so gibt man sich automatisch Pausen und
    kann viel mehr schaffen, als ohne Pausen.
    Danke.

    Gruß Carsten Bielert

    Reply

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